CHAPTER 8 : Informasi dalam Praktik

Kinerja dalam beberapa area operasi perusahaan dapat menentukan kesuksesan atau kegagalan. Area-area ini, yang disebut faktor-faktor penting penentu keberhasilan atau critical success factors (CSF), akan berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan yang lain, namun cenderung akan mengikuti pola-pola tertentu berdasarkan bidang industrinya. Kemampuan perusahaan dalam mengembangkan sistem informasi yang baik adalah suatu CSF. Sistem seperti ini adalah sistem yang memproses data akuntansi dan memberikan informasi kepada unit-unit organisasi.

Sistem yang memproses data akuntansi perusahaan disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi. Data dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan dimasukan ke dalam suatu basis data, bersama-sama dengan data dari lingkungan. Piranti lunak pemrosesan data akan merubah data menjadi informasi bagi manajemen dan lingkungan.

Sistem distribusi terdiri atas tiga proses utama : memenuhi pesanan pelanggan, memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan memelihara buku besar. Pemrosesan pesanan melibatkan suatu sistem entri pesanan, sistem persediaan, sistem penagihan, dan sistem piutang dagang. Sistem penggantian persediaan terdiri dari sistem pembelian, sistem penerimaan, dan sistem utang dagang. Sistem buku besar terdiri dari dua subsistem utama yaitu memperbarui sistem buku besar dan sistem pembuatan laporan manajemen.

Sistem informasi organisasi dibuat sesuai dengan area bisnis dan tingkat organisasi. Sistem untuk area bisnis terdiri atas subsistem input yang mengumpulkan data dan informasi untuk dimasukan ke dalam basis data dan subsistem output yang mengubah data menjadi informasi. Tiga subsistem input meliputi sistem yang mengumpulkan data intelegensi dari lJingkungan. Sistem output menghasilkan informasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas paling penting dari unit organisasi. Sebagai contoh, untuk sistem informasi pemasaran, subsistem output memberikan laporan mengenai empat unsur bauran pemasaran.

Sistem informasi eksekutif (executiveinformation system – EIS) memiliki arsitektur yang berbeda, yang terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang dihubungkan oleh jaringan ke komputer pusat. Tampilan informasi format awal di download dari komputer pusat dan kemudian disimpan di dalam basis data eksekutif.

Suatu aplikasi komputer yang saat ini sedang menarik banyak perhatian adalah manajemen hubungan pelanggan atau customer relationship management (CRM). Aplikasi ini menuntut adanya area penyimpanan data berukuran super yang disebut data warehouse (gudang data), yang akan mengakumulasikan data sebagai ganti dari menjaganya tetap mutakhir, membuat data dapat diambil dengan mudah, dan ditujukan untuk mendukung pengambilan keputusan daripada mendukung operasi sehari-hari. Subset dari data warehouse disebut data mart.

Suatu sistem data warehousing meliputi suatu area pengumpulan dimana ETL (extraction, transformation and loading) dilakukan disuatu tempat penyimpanan data warehouse dimana data disimpan, dan suatu sistem penyampaian informasi yang mengubah data  menjadi informasi dan menyampaikan kepada para pengguna. Suatu unit manajemen dan kendali akan mengendalikan arus data dari sumber kepada pengguna, dan suatu tempat penyimpanan metadata warehouse yang menyimpan data yang menjelaskan data yang berada di dalam tempat penyimpanan data warehouse dan melacak data tersebut ketika ia beredar di sepanjang sistem.

Data disimpan di tempat penyimpanan data warehouse dalam bentuk tabel dimensi dan tabel fakta, yang terintegrasi di dalam suatu paket informasi. Tampilan paket informasi dan tabel dimensinya dalam bentuk grafik disebut skema bintang (star schema).

Pengguna melakukan navigasi melewati tempat penyimpanan data warehouse dengan melakukan operasi-operasi seperti drill down, roll up, drill across, dan drill through. Suatu jenis piranti lunak penyampaian informasi khusus telah dikembangkan terutama untuk data warehouse. Piranti lunak ini disebut OLAP, atau online analytical processing.  OLAP memungkinkan data dianalis dengan berbagai dimensi, suatu kemampuan yang akan dapat dengan lebih mudah dilakukan oleh MOLAP (multidemensional online analytical processing) dibandingkan dengan ROLAP (relational online analytical processing) karena adanya fakta bahwa MOLAP memberikan pengguna dengan basis data multidimensional yang telah di download.

Proses mencari data dalam data warehouse disebut data mining (penambahan data), dan dapat dilakukan dalam dua cara. Dalam verifikasi hipotesis (hypothesis verification), pengguna yakin bahwa terdapat pola-pola tertentu dalam data, dan sistem dapat mengonfirmasikan atau menolak asumsi ini. Dalam penemuan pengetahuan (knowledge discovery), pengguna menyerahkan sepenuhnya kepada sistem untuk menemukan pola-pola, yang akan dilakukannya dengan mempergunakan logika kecerdasan buatan.

Selain dari inovasi teknologi dalam data warehousing, ia mencerminkan pula terobosan dalam cara yang lain ia menawarkan cara berpikir yang baru akan data. Daripada mencoba untuk menjaga data tetap mutakhir, idenya adalah hanya mengakumulasikan data dari wakktu ke waktu. Data warehouse memberikan suatu pendekatan baru bagi para pengguna untuk mendapatkan informasi dalam pengambilan keputusan.